Regularnie wysyłasz swoich pracowników w delegacje i zauważasz, że mają problem z rozliczaniem kosztów podróży służbowych? A może masz trudności ze zgromadzeniem całej dokumentacji od pracowników, którzy ciągle wyjeżdżają? Aby ułatwić sobie to zadanie, warto skorzystać z nowoczesnych systemów do zarządzania budżetem. Dowiedz się, co może pomóc rozliczyć koszty podróży służbowej.
Co zalicza się do kosztów podróży służbowej?
Każdy pracownik może zostać oddelegowany do pracy na inne miejsce pracy niż to, które zostało mu wskazane — niezależnie od tego, czy jest zatrudniony na umowę zlecenie, umowę o dzieło, czy na umowę na czas określony lub nieokreślony. Taka osoba może ubiegać się o zwrot wydatków poniesionych m.in. na noclegi, dojazdy, posiłki, transport komunikacją miejską, a nawet na zakup biletu np. na konferencję. W rozliczeniu kosztów podróży służbowej trzeba także ująć wypłaconą dietę.
Rozliczenie podróży służbowej — wzór
Chcesz dokonać rozliczenia kosztów podróży służbowej? Pracownik musi sporządzić specjalny dokument, w którym zostaną wymienione:
dane osobowe osoby oddelegowanej w inne miejsce pracy oraz jej stanowisko,
cel podróży wraz z miejscem wyjazdu i miejscowością docelową,
liczba godzin/dni przebywania na delegacji,
dokładna data oraz godzina powrotu,
informacje o środkach lokomocji,
stawka przysługującej diety,
wydatki na transport, nocleg, dojazdy, a także na jedzenie.
Ponadto do tego dokumentu trzeba dołączyć faktury lub rachunki poniesionego wydatku. Jeśli ich uzyskanie nie byłoby możliwe, pracownik może sporządzić pisemne oświadczenie o poniesionych kosztach. Powinien także wytłumaczyć się, dlatego nie ma paragonu/faktury.
Jednak jest sposób, dzięki któremu można uniknąć problemów z dowodami poniesionych kosztów. Wystarczy skorzystać z nowoczesnego systemu do zarządzania firmowym budżetem takiego jak Sparados.
Rozliczanie kosztów podróży służbowej ze Sparados — poznaj nowoczesne rozwiązanie, które ułatwi zarządzanie firmą!
W systemie Sparados możesz w 20 sekund wyrobić wirtualną, przedpłaconą kartę pracowniczą do płacenia za wszystkie wydatki podczas podróży służbowej. Dzięki temu:
sprawnie wydasz i wyślesz kartę pracownikowi nawet na ostatnią chwilę — cała procedura odbywa się zdalnie i bez zbędnych formalności. To znacznie skraca czas czekania na pieniądze;
przed wyjazdem w podróż bez problemów przypiszesz do karty kwotę lub limit. W ten sposób będziesz mieć pełną kontrolę ponoszonych kosztów i celu ich wydatkowania;
osoba oddelegowana nie musi zabierać ze sobą gotówki ani korzystać z własnych pieniędzy. Wszystkie środki są zgromadzone w jednym miejscu, a Ty masz ciągły pogląd na historię płatności. Pozwala to kontrolować, czy pieniądze są wydawane w odpowiednich celach;
możesz zasilić konto pracownika, gdy środki niespodziewanie skończą mu się skończą. Wystarczy, że osoba w delegacji wyśle za pośrednictwem systemu wniosek o zmianę limitów kwotowych lub czasowych. Administrator panelu firmowego może taką prośbę zaakceptować w kilka sekund, więc to idealne rozwiązanie na tzw. podbramkowe sytuacje. Jednak można także odrzucić wniosek, jeśli okaże się, że pracownik źle zagospodarował pieniądze;
zaliczka na wyjazd, która została wpłacona na kartę, może stanowić limit kwotowy. Więc osoba oddelegowana do pracy w innym miejscu nie wyda więcej niż powinien. Można także ustawić dodatkowo ograniczenie czasowe korzystania z karty, np. na okres, na jaki pracownik się wybiera w delegację. Dzięki temu nawet jeśli będzie chciał przedłużyć pobyt bez Twojej wiedzy, nie będzie mógł korzystać ze środków na karcie.
Sama karta może być "na stałe" przypisana do pracownika i w zależności od potrzeb doładowywana przed każdą podróżą. Można jednak także wyrobić jednorazową kartę ze ściśle określoną kwotą i/lub z ograniczonym czasem jej wykorzystania. Wówczas będzie działać podobnie jak karta podarunkowa. Po wykorzystaniu kwoty bądź upłynięciu czasu środek płatniczy wygaśnie i nie będzie widoczny dla pracownika.
Warto przy tym wspomnieć, że w aplikacji Sparados można wszystko opisać tak, by osoba zajmująca się księgowością mogła łatwo znaleźć w systemie np. faktury konkretnej delegacji. To znacznie ułatwia rozliczanie się pracownika z kosztów poniesionych podczas wyjazdu. Ponadto w programie do wszystkich faktur z podróży podpiąć również scan/zdjęcie samej delegacji. Dzięki temu nie trzeba będzie jej wysyłać pocztą. Korzystanie z tego systemu sprawia, że pracownik nie musi gromadzić faktur. Zatem nie musi się obawiać, że coś zgubi i nie otrzyma za to zwrotu pieniędzy.
Korzystanie z karty Sparados jest bardzo bezpieczne. Dzięki przypisanej aplikacji środek płatniczy ma formę wirtualną. Jeśli pracownik zgubi telefon, administrator może bardzo szybko zablokować kartę przed użyciem przez niepożądane osoby. Pieniądze pozostaną nienaruszone!
Rozliczenie podróży służbowej zagranicznej
Zagraniczna podróż służbowa rozpoczyna się, gdy pracownik przekroczy granicę kraju, jego samolot wystartuje lub jego statek wypłynie z polskiego portu. Od tego momentu należy się mu dieta w wysokości określonej w Rozporządzeniu Ministra Pracy i Polityki Społecznej z 2022 roku. Warto przy tym mieć na uwadze, że wartość świadczenia zależy od kraju, do którego podróżuje wybrana osoba. Dietę trzeba ująć w rozliczeniu podróży służbowej. W dokumencie można również ująć wydatki poniesione na:
nocleg — pracownik uzyska pełny zwrot tylko na podstawie paragonu/faktury. Jeśli nie okaże on dowodu opłacenia pobytu w hotelu, otrzyma maksymalnie 25% limitu ryczałtu, który przysługuje za nocleg. Warto przy tym pamiętać, że stawka różni się w zależności od kraju, do którego podróżuje oddelegowana osoba;
transport — pracownikowi przysługuje ryczałt na pokrycie kosztów związanych z przejazdami (wysokość zależy od miejscowości, do której zmierza lub w której spędził noc) i z korzystaniem z transportu miejskiego. Co ważne, jeśli osoba oddelegowana ponosi koszty przejazdu tylko w jedną stronę, przysługuje jej ryczałt w wysokości 50% diety.
Warto pamiętać, że pracownikowi, który otrzymuje bezpłatne całodzienne wyżywienie lub jest ono wliczone w pobyt w wybranym miejscu (np. w cenę karty okrętowej/promowej), przysługuje tylko 25% diety. Natomiast jeśli należy mu się ekwiwalent za wyżywienie, osoba oddelegowana nie otrzyma wspomnianego świadczenia.
Rozliczenie kosztów zagranicznej podróży za granicą powinno nastąpić w walucie otrzymanej zaliczki, wymienialnej lub polskiej.
Jak rozliczyć podróż służbową prywatnym samochodem pracownika?
Zastanawiasz się, jak rozliczyć podróż służbową prywatnym samochodem pracownika? Stawki za każdy pokonany kilometr (tzw. kilometrówka) zależą m.in. od rodzaju samochodu, a także od pojemności jego silnika. Dla aut:
osobowych z motorem o poj. do 900 cm3 stawka wynosi 0,89 zł za każdy kilometr;
osobowych z silnikiem o poj. powyżej 900 cm3 kilometrówka wynosi 1,15 zł za kilometr.
Aby móc wypłacić zwrot pieniędzy, pracownik powinien sporządzić ewidencję przebiegu pojazdu.
Rozliczenie podróży służbowej — terminy
Pracodawca ma 14 dni na rozliczenie kosztów podróży służbowej. Warto jednak pamiętać, że można to przyspieszyć, dzięki karcie Sparados. Podczas korzystania z niej wszystkie informacje o poniesionych wydatkach są w jednym miejscu i są od razu przekazywane do księgowości — to pozwala znacznie skrócić czas oczekiwania na rozliczenie kosztów podróży.
Rozliczanie podróży służbowej wydaje się pracochłonnym zadaniem. Na szczęście nie musi takie być. Jeśli chcesz sobie to ułatwić, skontaktuj się z nami, a podpowiemy najlepsze rozwiązanie dla Ciebie.
