Ten samouczek przeprowadzi Cię przez proces tworzenia nowej grupy. Grupy umożliwiają zarządzanie członkami, przypisywanie limitów kart i limitów środków dla określonych kont oraz przypisanie ich do odpowiednich podgrup.
Aby utworzyć nową grupę, kliknij „Dodaj grupę” w zakładce grup.
ZARZĄDZANIE -> GRUPY -> DODAJ GRUPĘ
Zostaniesz przekierowany do nowej zakładki, w której musisz ustawić nazwę grupy oraz jej pozycję w hierarchii grup.
Jako Administrator Korporacji (tylko on) możesz dodać grupy i podgrupy, przypisywać pracowników do każdej grupy oraz ustawić:
Limit kart na grupę – określa maksymalną liczbę kart, które mogą zostać wydane w danej grupie w danym okresie czasu.
Limit maksymalnej kwoty przypisania karty – ogranicza maksymalną kwotę na jaką można przypisać kartę dla danej grupy.
Dostępność widoczności konta – pozwala przypisywać rachunki do grup, dzięki czemu administratorzy mają do nich dostęp.
Przykład:
Firma „Verestro” zatrudnia 110 pracowników, z czego 33 korzysta z kart firmowych do realizacji zakupów. Firma posiada trzy rachunki płatnicze:
Jeden w EUR – przeznaczony do płatności zagranicznych.
Dwa w PLN: jeden do wydatków administracyjnych, drugi do wydatków związanych ze sprzedażą i podróżami służbowymi.
Grupy użytkowników i ich limity:
Sprzedaż (20 osób):
Wykorzystanie kart w podróżach służbowych oraz płatnościach za klientów.
Dostęp do rachunków w EUR i PLN.
Limit: 60 000 PLN oraz 10 000 EUR.
Krajowa (8 osób):
Limit: 10 000 PLN, brak dostępu do rachunku w EUR.
Zagraniczna (12 osób):
Limit: 3 000 EUR, brak dostępu do rachunku w PLN.
Project Managerowie (10 osób):
Podróże służbowe.
HR (5 osób):
Zakupy związane z zatowarowaniem biur.
Scrum Masterzy (6 osób):
Zakupy na potrzeby wewnętrzne zespołów, organizacja eventów itp.
Administratorzy (2 osoby):
Subskrypcje usług chmurowych, infrastruktura IT.
C-level Management:
Dostęp do panelu administracyjnego otrzymali:
C-level Management,
Kierownicy:
HOS (Head of Sales),
HOPM (Head of Project Management),
HOHR (Head of HR),
HOSM (Head of Scrum Masters),
HOA (Head of Administrators),
Dwóch Senior Sales
Dział księgowości.
Opis działania akceptowania limitów grupowych:
Grupa Sprzedaż składa się z dwóch podgrup: Sprzedaż Polska i Sprzedaż Zagraniczna. Dostęp do grupy głównej ma HOS (Head of Sales), natomiast w podgrupach dostęp posiada dwóch starszych sprzedawców.
Jeżeli pracownik z grupy Sprzedaż Polska chce przypisać kartę z limitem wyższym niż dostępny w jego grupie (np. 10 000 PLN) i wnioskuje o kwotę 15 000 PLN, zapytanie to automatycznie trafia do administratorów grupy nadrzędnej, która dysponuje wyższym limitem. W tym przypadku HOS otrzymuje e-mail z informacją o zapytaniu oraz widzi odpowiedni komunikat w panelu administracyjnym, gdzie może podjąć decyzję o akceptacji lub odrzuceniu wniosku.
Posiadacze kart (pracownicy) mogą poprosić o zwiększenie limitu kartowego za pomocą aplikacji mobilnej lub webowej. W takim przypadku zapytanie trafia do odpowiedniej grupy, która dysponuje wystarczającym limitem.
W tym przypadku Head of Sales - John Doe - akceptuje wszystkie karty na limit większy niż 10.000 PLN lub 3.000 EUR (w zależności od podgrupy), do 60.000 PLN i 10 000 EUR (limit grupy Sales). Jeżeli limit nadal przekracza tą kwotę, karta będzie musiała być zaakceptowana przez zarząd stopnia C (grupę C-level management)
By ustawić limit grupowy należy kolejno kliknąć:
ZARZĄDZANIE -> GRUPY -> Wybierz grupę -> USTAW LIMIT -> Wybierz konto -> Wpisz limit oraz limit liczby kart.
Dostępna jest również opcja ustawienia limitu okresowego. Umożliwia to ustawienie maksymalnej liczby kart, które można wydać w tym okresie.
Bez opuszczania zakładki grup możesz dodać podgrupę oraz nowego pracownika do już istniejącej grupy.
