Otrzymałeś od pracodawcy kartę firmową i zastanawiasz się, za co możesz nią zapłacić? A może jesteś przedsiębiorcą i zamierzasz wygenerować dla pracownika indywidualny środek płatniczy, ale nie wiesz, w jakich sytuacjach mógłby go używać? Karta firmowa, taka jak Sparados, może być przeznaczona do opłacania konkretnych usług, do używania w podróży, jak i na co dzień. Dowiedz się, za co konkretnie można nią płacić.
Jakie są rodzaje kart firmowych?
W systemie Sparados można wygenerować różne karty firmowe w zależności od okazji. Mogą to być np.:
karta lunchowa — jest przeznaczona do płacenia za posiłki. Można na nią nałożyć limit pojedynczej transakcji, a także umożliwić płatność we wszystkich punktach gastronomicznych w Polsce. Taka karta sprawdzi się jako element nowoczesnego systemu motywacyjnego zespołu;
karta premiowa lub podarunkowa — pracownik może jej używać w dowolny sposób, np. na zakupy w sklepie odzieżowym, spożywczym, a nawet na siłowni lub w kinie. Może także wypłacić gotówkę w wybranym bankomacie. Pracodawca określa tylko maksymalną kwotę, jaką członek zespołu może wykorzystać. Jednocześnie karty premiowe lub podarunkowe są przypisywane do osobnego konta. Dzięki temu administrator wie, że środki na wspomnianym rachunku są przeznaczone na dowolne cele. A zatem pracodawca nie musi sprawdzać, czy pracownik prawidłowo wykorzystał podarowane pieniądze. To zapewnia członkowi zespołu poczucie bezpieczeństwa i prywatności;
karta subskrypcyjna — tej karty można używać wyłącznie do płacenia za płatności cykliczne, np. za subskrypcję programu graficznego lub za licencję na używanie internetowych narzędzi. Sprawdzi się, jeśli pracownik korzysta regularnie z programów online, ale nie tylko, w pracy. Dzięki wirtualnemu środku płatniczemu pracodawca nie musi samodzielnie przedłużać ich subskrypcji. Może delegować to zadanie członkowi zespołu, co znacznie usprawnia zarządzanie firmą;
karta jednorazowa — jest przeznaczona do używania tylko na jeden wybrany cel, np. do zapłacenia za konferencję czy za szkolenie. Dzięki temu, że na karcie można ściśle określić limit, pracownik nie wyda więcej, niż powinien. Taki środek płatniczy po jednym użyciu zostanie usunięty z systemu. To zmniejsza ryzyko, że pracownik ponownie z niego skorzysta bez wiedzy pracodawcy.
Administrator panelu korporacyjnego może nadać w Sparados nazwę lub przypisać kategorię każdej z powyższych stworzonych kart. Indywidualne nazwy kart czy ich kategoryzowanie wprowadzają porządek w wirtualnym portfelu pracownika oraz pracodawcy. Dzięki temu członek zespołu wie, na co dokładnie może użyć wybranego środka płatniczego.
Czytaj więcej: Wirtualna karta pracownicza — czym jest i jak działa?
Czy można płacić kartą firmową za zakupy?
Wirtualne karty firmowe muszą być używane zgodnie z przeznaczeniem. A zatem np. ze środków płatniczych na podróż służbową można korzystać wyłącznie podczas wyjazdu do płacenia za przejazdy, czy za nocleg.
Można jednak wygenerować kartę do ogólnych celów służbowych. Taki środek płatniczy jest bardzo przydatny w tzw. podbramkowych sytuacjach. Nie trzeba wtedy wyciągać pieniędzy z kasy firmowej — wystarczy wygenerować kartę wirtualną w systemie Sparados, aby pracownik za jej pomocą uregulował pilny wydatek, np. za rachunek za kawę na spotkaniu biznesowym, za sprzęt do pracy, za pilny wydruk dokumentów czy za odbiór paczki od kuriera.
Jednocześnie warto pamiętać, że każde użycie karty wirtualnej Sparados jest odnotowywane w systemie. Dzięki temu pracodawca może wygodnie sprawdzić, czy pracownik używał środka płatniczego zgodnie z przeznaczeniem.
Karty firmowe mogą być używane w różnych celach. Ich przeznaczenie jest ściśle określone przez pracodawcę. Dzięki temu przedsiębiorca ma pełną kontrolę nad środkami przekazywanymi pracownikowi.
